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Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?

La comunicación suele ser el talón de Aquiles en muchas organizaciones, parece que nunca hay tiempo para mantener una reunión con el equipo, para hablar con un empleado sobre su desarrollo o para solventar un conflicto que impide avanzar con la rapidez que se requiere. La orientación a resultados relega a un segundo lugar la comunicación, aún a sabiendas que es el eje central para construir equipos cohesionados y productivos, tal y como, demuestra científicamente Alex Pentland y su equipo del MIT’s Human Dynamics Laboratory en su artículo “The New Science of Building Great Teams” (Harvard Business Review, abril 2012).

Ahora que una gran parte de las personas trabajan a distancia, en una situación de gran incertidumbre, poder mantener una comunicación eficaz con el equipo se ha convertido en un reto todavía mayor. Así, managers y responsables de equipo se plantean las siguientes cuestiones:

  • ¿Cómo debo comunicarme con el equipo? ¿Con qué frecuencia debo establecer contacto?
  • ¿Qué puedo hacer para humanizar esta comunicación, para conectar realmente con ellos y para que conecten entre ellos?
  • ¿Cómo consigo generar cohesión y motivación en mi equipo?
  • ¿Cómo mantengo el sentido de pertenencia y comunidad?
  • Respecto a los otros equipos, ¿cómo evito el riesgo de convertirnos en compartimentos estancos?

En estos momentos, más que nunca, ser eficaz en la comunicación con tu equipo y el resto de la organización va a ser crucial para mantener su motivación, productividad, así como el sentido de comunidad que, ahora que no estamos cerca, tanto necesitamos sentir.

Te sugerimos las siguientes ideas para fortalecer y desarrollar tu comunicación:

1. Conecta habitualmente con tu equipo

Es indispensable que acuerdes con tu equipo la frecuencia de comunicación. Estableced el horario dentro de la jornada laboral que más se ajuste a las necesidades de todos y del negocio.

Esta reunión tiene un doble objetivo:

  1. Conocer el estado anímico del equipo. Se trata de ayudar a cada colaborador a conectar con el presente (sus emociones y preocupaciones), así como a crear sentido de comunidad. También te ayudará a identificar quién puede necesitar más apoyo emocional y quién menos.
  2. Coordinar el trabajo del equipo: revisar qué hará cada uno de ellos y qué dificultades o problemas pueden tener en su día.

Algunas de las pautas para que tu reunión sea eficaz:

  • En la medida de lo posible, hazla por videoconferencia. Poder verse facilitará la conexión y comunicación entre vosotros, y minimizará el sentimiento de aislamiento y soledad.
  • Escucha activamente a tu equipo: simplemente facilita preguntas efectivas, enfocando cuando el tema se desvía y resolviendo dudas o haciendo sugerencias.
  • Algunas preguntas efectivas para facilitar la reunión son:
    • ¿Cómo estáis aquí y ahora?
    • ¿Qué tres retos importantes tenéis hoy o estos días?
    • ¿Qué dificultades/problemas se os plantean?
  • Comparte también cómo te sientes tú, tus retos … Mostrarse vulnerable, al mismo tiempo que firme, y con una actitud proactiva es esencial para actuar como ejemplo, el equipo hace lo que ve, no lo que le dices. El comportamiento se contagia, ten claro lo que quieres transmitir.

2. Facilita espacios para charlas informales

Según Alex Pentland: “(…) aumentar las oportunidades para la comunicación informal tiende a aumentar el rendimiento del equipo.”

Pero, ¿cómo conseguir estos “momentos de café” en remoto?

Puedes organizar una sesión colectiva de buenas prácticas, o un simple café o comida virtual. Se trata de ser creativo y pensar maneras de mantener el contacto con momentos de “disfrute”.

Liam Martin (co-fundador de Time Doctor) en su charla “The 21 Rules for Managing Remote Teams” recomienda mantener una sala de chat abierta constantemente donde las personas puedan charlar informalmente, igual que lo hacen en una oficina.

3. Identifica qué tipo de apoyo necesita cada persona

Si bien tienes que acordar con tu equipo unos sistemas mínimos de comunicación, debes tener en cuenta que cada miembro puede necesitar una frecuencia y tipo de comunicación distinto. Su personalidad, necesidad de desarrollo y su situación personal, te marcará cómo debes conectar con esa persona, en cualquier caso, acuérdalo con ella.

En este sentido, te recomendamos que leas el artículo de Ángeles Gris “Liderar en la DISCtancia”, donde, según el estilo de comportamiento de cada persona, sugiere cómo comunicarse con ella cuando se teletrabaja.

4. Pauta los canales de comunicación (o créalos)

Al no estar físicamente en la oficina, la comunicación ya no va a ser espontánea, por lo que debes hacer un esfuerzo extra por establecer canales mucho más pautados.

Teniendo en cuenta la conocida regla de Mehrabian del 7-38-55 (donde sólo el 7% del potencial de la comunicación recae en las palabras, el 55% sobre el lenguaje corporal y el 38% sobre el lenguaje paraverbal o uso de la voz), el orden de preferencia en el uso de los canales debería ser el siguiente:

Videoconferencia para conectar con el equipo a nivel emocional, ver su estado anímico, hacer una lluvia de ideas, tomar decisiones, resolver un conflicto …

Teléfono para cuestiones operativas fáciles y rápidas de resolver, que tengan poco riesgo de crear malentendidos.

Chat puede ser muy buena opción para mensajes instantáneos, o como ya hemos comentado, para crear espacios informales de comunicación

Audio para lanzar un mensaje de ánimo, una felicitación …

E-mail para resumir los acuerdos adoptados o dar detalles difíciles de compartir en una llamada, pero que pueden servir como base para una reunión posterior. Como hemos dicho, nunca debería ser la vía principal de comunicación, sino un canal de apoyo, pues es impersonal y puede generar confusión. Un uso excesivo es probable que cause un sentimiento de soledad en el trabajador que está en el “otro lado”.

5. Celebra los éxitos virtualmente, da reconocimiento a los miembros del equipo, no sólo por los resultados, sino por el esfuerzo que comporta su adaptación al nuevo medio.

6. Comunícate con los otros equipos de tu empresa.

Acuerda con ellos cuáles van a ser las formas de conectar y mantener una comunicación efectiva. Tener esta conexión periódica es de vital importancia para coordinarse de manera efectiva y evitar los silos.

La comunicación con tu equipo es clave para ayudar a su motivación, compromiso y sentido de pertenencia en estos momentos de crisis. Hoy más que nunca, todos sentimos la necesidad de conectar con los otros. Convierte este momento en una oportunidad de conexión que fortalezca los vínculos actuales y futuros de tu equipo.

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12 artículos de liderazgo para arrancar el año aprendiendo nuevas habilidades

Arranca 2020 y con él un decenio lleno de cambios, cada vez más rápidos, en que nuestras habilidades de liderazgo serán claves para alcanzar los objetivos de nuestros equipos y empresas. Durante los últimos 12 meses, hemos compartido en el blog de Coaching 4 Results y nuestras redes sociales, más de 100 artículos e investigaciones sobre las últimas tendencias y necesidades para la gestión de equipos.

Estos son los 12 que más han gustado al equipo y que más interés han generado entre nuestros seguidores en redes sociales. ¿Ya los has leído todos?:

La definición de la gestión de personas ha permanecido estática a lo largo del tiempo. Joseph Pistrui y Dimo Dimov analizan en Harvard Business Review cómo debería actualizarse el rol y propósito de la gestión de personas para lograr mejores resultados y adaptarnos mejor a los mercados actuales.

Todos nosotros presentamos dos tipos de mentalidad: Mentalidad Fija y Mentalidad de Crecimiento. Cuál sea la que prime en cada uno de los aspectos de nuestra vida va a definir nuestro estilo de liderazgo y la forma en que nos relacionemos con nuestros equipos. Interesante reflexión de Pilar Jericó para El País sobre los estudios de la profesora de la Universidad de Stanford Carol Dweck. 

Convertirse en el líder que nos gustaría ser no es una tarea sencilla, pero existen algunos indicadores que nos pueden ayudar a identificar los posibles problemas. Carolina Gil Nombela publica en Forbes España un retrato robot que nos puede ayudar a analizar la relación con nuestro equipo y qué habilidades debemos trabajar durante este año.

Interesante artículo de Deborah Ancona para MIT Sloan Management Review en el que analiza la evolución en los modelos de liderazgo en un mundo en constante evolución como el actual. Nos proponen algunas claves para fortalecer nuestro papel como líderes y ayudar a nuestros equipos a ser productivos y estar motivados.

Muchas veces se compara el liderazgo de equipos con el papel de un director de orquesta. John Clarkeson nos propone cambiarlo por el líder de una banda de Jazz para adaptarnos a las necesidades actuales y futuras de las empresas, en este interesante artículo del World Economic Forum.

Marc Robertson analiza en Forbes Coaches Council, a través de un caso práctico real, cómo la falta de habilidades blandas puede afectar a nuestro liderazgo, la retención de talento y la productividad de nuestros equipos.

¿Dónde reside la capacidad de transmitir confianza? Cuando hablamos de persuasión y de comunicación eficaz, la confianza es un elemento clave. Jonah Berger analiza en Wharton Knowledge cómo transmitir confianza a través de nuestra voz, las palabras de relleno o el ritmo con el que transmitimos el mensaje.

Un interesante complemento es este artículo de Carmine Gallo en HBR: Cómo parecer y sonar seguros en tí mismo durante una presentación.

Debatir ideas e iniciativas en el equipo de trabajo puede ser un gran recurso creativo que nos ayude a mejorar procesos, resolver problemas y diseñar productos y servicios más rentables y/o atractivos para nuestros clientes. Y también pueden ser una fuente de conflicto. Shane Snow comparte en Harvard Business Review algunos consejos para debatir de forma productiva y positiva en nuestros equipos de trabajo.

¿Es suficiente con mostrar pasión por lo que hacemos para motivar a nuestros equipos? ¿Puede llegar a ser perjudicial hacerlo? Jon M Jachimowicz y Dina Gerdeman analizan en este artículo de Harvard Working Knowledge diversos estudios realizados sobre el efecto de mostrar esta pasión en los entornos de trabajo y nos plantean cuándo puede ser negativo para nuestros proyectos y equipos.

Creer en la capacidad de los miembros de nuestro equipo para alcanzar los objetivos fijados puede generar un círculo de elementos positivos que favorecerán a los resultados individuales y de equipo. No creer, puede desmotivar y perjudicar de la misma manera. María Victoria S. Nadal analiza el efecto Pigmalión, y la relación entre expectativas y rendimiento en este interesante artículo de Retina.

Un estudio de la UC Irvine establece que cuando una notificación nos hace cambiar de tarea, nos cuesta hasta 23 minutos volver a la tarea que estábamos realizando.  Steve Glaveski analiza en Harvard Business Review cómo impacta la tecnología moderna en nuestra productividad y concentración, y nos propone algunas pautas para nosotros y para nuestros equipos.

¿Sabes realmente lo que es el coaching ejecutivo? José Miguel Moreiro, coach ejecutivo y socio fundador de Coaching 4 Results analiza los 4 grandes mitos sobre el coaching en la web de Global Growth Group.

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5 artículos de liderazgo cuyos consejos puedes empezar a poner en práctica hoy

Durante el mes de Octubre hemos leído interesantes estudios y artículos sobre liderazgo y gestión de equipos. Muchos de ellos intentan analizar cómo ejercemos nuestro liderazgo hoy en día y nos proponen algunas claves prácticas que nos pueden ayudar a evaluar y replantear la forma en que hablamos en público, gestionamos el tiempo o establecemos prioridades para nuestro equipo.

De todos ellos, el equipo de Coaching 4 Results ha elegido 5 artículos con un enfoque práctico y accionable. Estos son nuestros artículos imprescindibles sobre liderazgo y gestión de equipos de este mes:

Una buena reunión puede ayudar a incrementar la productividad de nuestro equipo, generar nuevas propuestas o mejorar los flujos de comunicación, entre muchas otras ventajas. Pero ¿por qué no siempre son eficientes? Adrian Shepherd analiza en Business Insider 5 grandes errores que hasta los mejores líderes cometen de vez en cuando y nos propone algunas soluciones que podemos empezar a implementar hoy mismo.

Por otro lado, podemos ampliar este análisis con este interesante artículo de Jason Aten para Inc sobre los errores que hacen que los miembros de nuestro equipo no compartan sus dudas o necesidades con nosotros y con el resto del equipo, durante las reuniones.

Algunos estudios afirman que valoramos la competencia de un líder en los primeros 30 segundos desde que empieza a hablar. Sin embargo, los nervios, el estrés o las consecuencias positivas y negativas de lo que queremos comunicar puede afectar a cómo lo hacemos y a la impresión de seguridad en nosotros mismos que transmitimos. Carmine Gallo analiza para Harvard Business Reviews algunas claves para mostrar confianza en nosotros mismos al hablar en público.

Una lectura que se complementa con esta interesante entrevista a Jonah Berger, donde analiza cómo la  forma en que usamos nuestra voz nos puede ayudar a convencer y a mostrar confianza.

E-mails, redes sociales, mensajes, reuniones… son muchas las distracciones que pueden afectar a nuestra concentración, a la calidad de nuestro trabajo o incluso a nuestro estado de ánimo. Pero ¿y si existiese algún tipo de interrupciones que generasen el efecto contrario? Sobre esta premisa, Elana Feldman y la Universidad de Massachusetts Lowell estudian cómo transformar las interrupciones necesarias para favorecer a nuestro equipo y a nuestro propio trabajo, del que muestran un avance en  este interesante artículo de Fast Company.

Siguiendo la premisa de Warren Buffett “la diferencia entre la gente de éxito y la gente realmente exitosa es que la gente realmente exitosa dicen no a casi todo”, Marcel Schwantes establece algunas prioridades sobre las que trabajar para ayudarnos a tomar decisiones complicadas y mejorar nuestra eficacia y productividad.

¿Cuál es el modelo de liderazgo que emerge de un mundo cada vez más digital? En este interesante artículo de Deborah Ancona para MIT Sloan Management Review, analizan algunas claves para adaptar nuestro liderazgo a un mundo que cambia cada vez más rápido y nos aportan interesantes reflexiones sobre cómo podemos ayudar a nuestros equipos a ser más productivos y a estar motivados.

 

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Productividad, confianza, planificación… arrancamos el mes con los mejores artículos de liderazgo

Con el final del verano, vuelven las reuniones y presentaciones, las incorporaciones y cambios a nuestros equipos y la revisión de objetivos. Un magnífico momento para reforzar nuestras habilidades y aprender algunas cosas nuevas, con las pilas cargadas tras el verano.

Compartimos con vosotros algunos de los mejores artículos que hemos leído últimamente y que seguro que os aportarán algunas claves para reforzar vuestro liderazgo:

Joseph Pistrui y Dimo Dimov analizan la relación entre los resultados que obtienen las empresas y cómo definimos el liderazgo y la gestión de personas. Y nos proponen 5 cambios en el concepto y papel de los directivos y mandos intermedios para adaptarnos mejor a los mercados actuales.

María Victoria S. Nadal analiza para Retina el efecto Pigmalión en nuestros equipos o cómo las expectativas pueden afectar a la productividad y resultados de los miembros de nuestros equipos, tanto para bien o para mal. Pero también cómo nuestras propias expectativas pueden condicionar la forma en que incentivamos y motivamos a cada persona individualmente.

Los estudios demuestran que construir una cultura de confianza en nuestros equipos ayuda a lograr una mayor productividad y energía, mejor colaboración, mayor retención y compromiso, mayor satisfacción personal… Pero, ¿cómo podemos construir una cultura de confianza en nuestros equipos? Paul Zak nos propone 8 vías basadas en la neurociencia.

Una buena reunión puede ayudar a incrementar la productividad de nuestro equipo, generar nuevas propuestas o mejorar los flujos de comunicación, entre muchas otras ventajas. Pero ¿por qué no siempre son eficientes? ¿Qué podemos hacer para mejorarlas? Adrian Shepherd analiza en Business Insider 5 grandes errores que hasta los mejores líderes cometen de vez en cuando.

Hablar en público, ya sea para poner en marcha un proyecto en nuestro equipo o presentar una idea ante cientos de asistentes en un auditorio, suele generar mucho nerviosismo, hasta en los líderes más expertos. En este artículo de Carmine Gallo para Harvard Business Review, encontramos algunas claves para preparar la forma en que transmitiremos nuestro mensaje.

Pilar Jericó analiza en El País la victoria de la selección de baloncesto en el Mundial de Basket de China y cómo cuestiones claves en su éxito como la empatía, la confianza, la claridad en los roles y expectativas o la calidad en la comunicación se pueden trasladar a nuestros equipos en el día a día.

 

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Creatividad, liderazgo, música… 5 artículos imprescindibles que no te deberías perder este mes

Durante las últimas semanas, el equipo de Coaching 4 Results ha estado desarrollando proyectos muy interesantes en los que la creatividad y la innovación han tenido un papel relevante. Quizás por esta razón, los artículos que más nos han llamado la atención este mes han girado en torno a cómo impulsar la creatividad, pero también sobre distintas perspectivas y enfoques desde las que impulsar nuestro liderazgo.

Esta es nuestra selección de artículos imprescindibles del mes:

¿Realmente favorecemos la creatividad en nuestros equipos? En este artículo de Banco Sabadell y El País analizan las fases del proceso creativo y los frenos que ponemos a la innovación y la creatividad en nuestro día a día: miedo a asumir riesgos, falta de confianza, estructuras complejas, ansiedad, problemas de comunicación… Una artículo que sin duda nos hará revisar la forma en que enfocamos la innovación.

Creatividad descentralizada, autonomía, liderazgo compartido, comunicación profunda… El blog del World Economic Forum analiza el concepto del liderazgo de Jazz planteado por John Clarkeson y cómo este enfoque puede ayudar a las organizaciones del futuro a adaptarse mejor y de forma más dinámica a los cambios que se producen en el mercado.

Un estudio de Jazck Zenger y Joseph Folkman analiza las posibles diferencias en habilidades de liderazgo de hombres y mujeres.  Los resultados muestran conclusiones muy interesantes que podemos aplicar a la hora de establecer los planes de desarrollo y formación de los miembros de nuestros equipos, así como al analizar sus autoevaluaciones.

Trabajar con un jefe difícil puede ser estresante, desmotivador, reducir la productividad, deteriorar el ambiente de trabajo… Pero, ¿qué podemos aprender de ellos? Marina Khidekel recopila las respuestas de profesionales de distintos sectores y países y seguro que muchas de ellas os servirán de inspiración para seguir creciendo día a día en vuestro liderazgo.

Bradley Kirkman, Adam Stoberink, Sal MIstry y Benson Rosen analizan en Harvard Business Review los elementos clave para construir un equipo capaz de perseverar y superar circunstancias adversas y momentos de cambio. Sin duda, un artículo interesante desde el que plantear la dirección de nuestros equipos.

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