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Liderazgo en momentos de incertidumbre: ¿Cómo coordinar virtualmente a tu equipo?

La situación actual de crisis que vivimos ha provocado que empresas, donde el presencialismo laboral reinaba, hayan tenido que implantar, en tiempo récord y sin planificación previa, un sistema de trabajo en el que no había experiencia previa o ésta era muy parcial.

En esta situación tan excepcional, 100% teletrabajo y además situación de cambio continuo, muchos managers y responsables de equipo con los que trabajamos están preocupados sobre el modo de coordinar y mantener enfocado a su equipo y se plantean las siguientes dudas:

  • ¿Cómo ayudar al equipo a mantenerse enfocado en estos momentos tan excepcionales?
  • ¿Cómo hacer seguimiento? Y, más importante, si cabe, ¿cómo evitar que este seguimiento sea percibido como una fiscalización o falta de confianza?
  • ¿Qué hacer para ayudar a aquellos colaboradores con más dificultades para gestionar su día a día?
  • ¿Cómo coordinar al equipo, manteniendo su cohesión y productividad?
  • ¿Qué sistemas de trabajo implementar?

Si bien la situación de teletrabajo que vivimos se está produciendo en circunstancias muy excepcionales con componentes difíciles de gestionar emocionalmente, en este artículo te damos algunas pautas que pueden ser de utilidad para coordinar a tu equipo y ayudarle a estar enfocado en su trabajo.

1. Ajusta y clarifica responsabilidades y objetivos

En un equipo virtual es necesario clarificar con mucha precisión las responsabilidades y objetivos del equipo en su conjunto y de cada miembro en particular, en tanto la comunicación es menor que con un equipo tradicional.

Por ello, hay que garantizar que todo el mundo conoce claramente sus responsabilidades y límites de trabajo con el fin de evitar duplicidades y tareas que quedan en “tierra de nadie”, dos de los principales enemigos de la productividad en equipos que trabajan virtualmente. Asimismo, como actualmente estamos viviendo en un entorno altamente cambiante, necesitas revisar regularmente las funciones y responsabilidades con el fin de ir ajustándolas a las necesidades de cada momento.

Además, es necesario ajustar los objetivos previamente acordados a la nueva situación excepcional.

2. Aprovecha las aplicaciones disponibles para colaborar y trabajar en equipo

Para coordinar de una manera efectiva a tu equipo es muy recomendable utilizar herramientas colaborativas propias de la gestión de proyectos como, por ejemplo, Trello, Jira o Asana. Estas herramientas permiten gestionar tareas y proyectos:

Incrementan la transparencia en el equipo, pues todos tendréis una visión clara de las tareas de cada persona del equipo (incluso de otros equipos en proyectos compartidos): cuáles ha realizado, cuáles está realizando y cuáles están pendientes de realizar, así como de los plazos de entrega a los que se comprometen y cualquier otro aspecto que se acuerde describir.

Facilitan la autogestión de cada persona, que debe detallar las tareas a las que se compromete: descripción, plazos, documentos, entregables…

Incrementan el compromiso del equipo, pues todo el mundo conoce lo que debe hacer cada miembro y cuándo lo hace.

Mejoran la coordinación con otros equipos de la organización con los que se comparten proyectos.

3. Incrementa la frecuencia y calidad de la comunicación con el equipo

En estos momentos, más que nunca, ser eficaz en la comunicación con tu equipo y el resto de la organización va a ser crucial para una coordinación efectiva, así como para mantener el foco, la motivación y el compromiso, tal y como comentamos en nuestro artículo: “Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?”.

4. Evita la sobrecarga de información

Si bien la comunicación es esencial para mantener a los equipos virtuales enfocados es muy sencillo caer en la sobrecarga de información, pues existen múltiples canales a través de los cuáles comunicarse. Además, existe la creencia de que por incluir a las personas en todas las comunicaciones estarán mejor informadas, cuando en realidad lo que provoca es que las personas dedicarán gran parte de su tiempo a revisar comunicaciones que no son realmente esenciales para su trabajo, con la consiguiente sensación de pérdida de tiempo y desmotivación.

Por ello, es importante acordar quién debe recibir qué tipo de mensaje y a través de qué canal. Recuerda que, si implantas aplicaciones para la coordinación del trabajo, reducirás considerablemente la sobrecarga de información (muchas veces traducida en demasiados mails diarios).

5. Apoya estrechamente a las personas que más lo necesitan

Es necesario que evalúes la habilidad de autogestión (organización, planificación, disciplina, constancia, gestión emocional …) de cada una de las personas de tu equipo y apoyes de una manera más individual a aquellas que más lo necesitan.

Existen muchas maneras de ayudar a mejorar la organización. Por ejemplo, puede ser útil que compartan contigo, y el resto del equipo, a través de alguna aplicación, sus tareas diarias. Una buena opción para ayudarles a ser constantes es que os envíen un e-mail al final del día detallando qué han hecho, los objetivos y/o tareas que se marcan para el día siguiente y las dificultades que anticipan. Este e-mail no les debe ocupar más de 5 minutos del final de su jornada.

6. Acuerda cómo hacer el seguimiento del trabajo

Una buena manera de mantener el foco y el ritmo de trabajo es haciendo seguimiento del trabajo realizado. Acuerda con tu equipo cómo vais a evaluar los resultados que se están consiguiendo. Una opción es consensuar con ellos indicadores de éxito que os muestren el nivel de avance en el desempeño de unas determinadas tareas o proyectos. Por ejemplo, si eres el responsable de un centro de atención al cliente, ¿cuántas reclamaciones se han contestado de manera satisfactoria?

7. Reconoce periódicamente los esfuerzos de tu equipo

El reconocimiento (la felicitación) individual y al equipo genera cohesión y compromiso, ingredientes básicos para poder estar enfocados en el trabajo. Reconoce periódicamente los esfuerzos que tu equipo está haciendo en este momento tan excepcional que estamos viviendo.

8. Empieza por ti: practica una buena autogestión

Y, finalmente, y no por eso menos importante, para poder gestionar a tu equipo, antes debes gestionarte a ti mismo. En palabras de Dee Hock, fundador de VISA International, “la responsabilidad más importante de cualquiera que intente dirigir lo que sea, es gestionarse a sí mismo como persona”. Si quieres conocer las pautas para conseguirlo, te invitamos a leer nuestro artículo: “Liderazgo en tiempos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz”. Actualmente, tu liderazgo para organizar y coordinar el equipo son clave para afrontar de manera ágil y flexible tanto el presente, como la vuelta a una nueva “normalidad”.

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Retos, liderazgo, innovación, opiniones críticas: lecturas recomendadas de este mes

Este mes en Coaching 4 Results hemos estado celebrando dos logros de distinto calado pero a la vez muy importantes:

Por un lado, José Miguel Moreiro, Director fundador y Coach Ejecutivo de Coaching 4 Results, ha lanzado su nueva web moreiro.coach, un espacio que os invitamos a visitar y en el que encontraréis información sobre cómo saca lo mejor de cada persona desarrollando su potencial directivo, pero también los distintos retos que los líderes se encuentran en el día a día y cómo les ayuda a enfrentarlos.

Y por otro, ¡hemos superado los 400 seguidores en nuestra página de Linkedin! 400 personas que siguen cada semana las publicaciones y artículos que compartimos cada mes para ayudar a las organizaciones y profesionales a potenciar su efectividad y la de sus equipos, a desarrollar su liderazgo y a conseguir sus objetivos.

Artículos como estos, que son los que más han gustado al equipo y nuestros seguidores en redes sociales, este mes:

Jennifer Jordan, Michael Wade y Elizabeth A. Teracino analizan los resultados de su reciente estudio internacional sobre modelos de liderazgo en Harvard Business Review con una interesante conclusión: La contraposición entre un modelo de liderazgo rígido de “mando y control” frente a uno más abierto y orientado al cambio no es útil para la mayoría de líderes, sino que deben ser buenos en ambos estilos de liderazgo para alcanzar el éxito con sus equipos. Esta conclusión plantea 7 importantes tensiones entre un modelo y otro ante las que cada líder deberá navegar.

Christoph von Toggenburg analiza en este artículo para el World Economic Forum, cómo las habilidades blandas pueden ayudar, incluso en las situaciones más complejas y estresantes, a mantener alto el espíritu de los miembros de nuestro equipo y construir equipos dinámicos. Y nos proporciona algunas recomendaciones y claves como la apreciación, la humildad y una orientación hacia el crecimiento de los miembros de nuestros equipos y de nosotros mismos.

Algunas de las empresas e iniciativas más innovadoras tienen su origen en una pregunta que permitió a sus creadores identificar nuevas oportunidades y plantear respuestas más allá de lo tradicional o común. Jaime Rubio Hancock analiza en Verne cómo hacer más preguntas y cómo llegar a las respuestas a partir de los estudios del periodista Warren Berger.

¿Sabes aceptar una crítica? Escuchar las opiniones de los demás y los problemas que surgieron en los proyectos en los que participamos o lideramos en el pasado nos puede ayudar a enriquecer las ideas y proyectos futuros. Pilar Jericó nos habla en este artículo para El País de las críticas que suman y cuál es el precio de evitarlas.

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Conflicto, habilidades de liderazgo, motivación y creatividad: nuestras lecturas en el mes de enero

En las últimas semanas, muchos de nosotros hemos arrancado nuevos proyectos e incluso incorporado a nuevos miembros a nuestros equipos de trabajo. El éxito de estas iniciativas dependerá en gran parte de nuestras habilidades de liderazgo y de los recursos con los que contamos en nuestros equipos. Pensando en esto, el equipo de Coaching 4 Results ha ido seleccionando a lo largo del mes distintos artículos con los que reflexionar sobre las necesidades de estos proyectos y cómo alcanzar los resultados deseados.

Estos son los 5 artículos imprescindibles sobre liderazgo, habilidades y gestión de equipos, publicados en enero:

Fijar objetivos concretos para nuestro equipo y para nosotros mismos nos ayuda a moldear el plan, definir las prioridades y alinear las acciones con la estrategia global, entre muchos otros beneficios. Heather MacArthur nos propone en Forbes cómo hacer que funcionen en esta época de rápido crecimiento y cambio de los mercados en los que trabajamos

En su último artículo para El Pais, Pilar Jericó analiza distintos enfoques que nos podemos encontrar a la hora de abordar un conflicto a través de una interesante matriz que compara nuestro rol (activo/pasivo) y nuestro nivel de compromiso. Huir, hablar, desatender o persistir, ¿Cómo gestionas los conflictos en tu equipo?

Aunque muchas compañías tienen programas de reconocimiento de distintos tipos, muchas veces el reconocimiento a los miembros de nuestros equipos producen el efecto contrario al deseado. Kerry Roberts, Kate O’Leary y Joseph R. Weintraub analizan en Harvard Business Review por qué fallan estos programas y cómo podemos hacer para que nuestro reconocimiento sea percibido de manera positiva.

Aithan Shapira analiza en MIT Sloan Management Review cómo provocar la creatividad deseada en nuestros equipos y por qué enfocarnos en diseñar y seguir el “proceso creativo perfecto” no siempre produce los resultados de innovación esperados. Motivación, conflicto, contribuciones inesperadas o mantener la orientación al futuro son solo algunos de los pasos que nos propone en este artículo.

A través del estudio de Allianz sobre las habilidades de los líderes del futuro, Renate Wagner analiza el impacto de las habilidades técnicas y su dependencia de la inteligencia emocional, la curiosidad o la resiliencia, entre otras, para lograr el éxito de nuestras empresas y equipos. Un interesante artículo del World Economic Forum.

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Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

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12 artículos de liderazgo para arrancar el año aprendiendo nuevas habilidades

Arranca 2020 y con él un decenio lleno de cambios, cada vez más rápidos, en que nuestras habilidades de liderazgo serán claves para alcanzar los objetivos de nuestros equipos y empresas. Durante los últimos 12 meses, hemos compartido en el blog de Coaching 4 Results y nuestras redes sociales, más de 100 artículos e investigaciones sobre las últimas tendencias y necesidades para la gestión de equipos.

Estos son los 12 que más han gustado al equipo y que más interés han generado entre nuestros seguidores en redes sociales. ¿Ya los has leído todos?:

La definición de la gestión de personas ha permanecido estática a lo largo del tiempo. Joseph Pistrui y Dimo Dimov analizan en Harvard Business Review cómo debería actualizarse el rol y propósito de la gestión de personas para lograr mejores resultados y adaptarnos mejor a los mercados actuales.

Todos nosotros presentamos dos tipos de mentalidad: Mentalidad Fija y Mentalidad de Crecimiento. Cuál sea la que prime en cada uno de los aspectos de nuestra vida va a definir nuestro estilo de liderazgo y la forma en que nos relacionemos con nuestros equipos. Interesante reflexión de Pilar Jericó para El País sobre los estudios de la profesora de la Universidad de Stanford Carol Dweck. 

Convertirse en el líder que nos gustaría ser no es una tarea sencilla, pero existen algunos indicadores que nos pueden ayudar a identificar los posibles problemas. Carolina Gil Nombela publica en Forbes España un retrato robot que nos puede ayudar a analizar la relación con nuestro equipo y qué habilidades debemos trabajar durante este año.

Interesante artículo de Deborah Ancona para MIT Sloan Management Review en el que analiza la evolución en los modelos de liderazgo en un mundo en constante evolución como el actual. Nos proponen algunas claves para fortalecer nuestro papel como líderes y ayudar a nuestros equipos a ser productivos y estar motivados.

Muchas veces se compara el liderazgo de equipos con el papel de un director de orquesta. John Clarkeson nos propone cambiarlo por el líder de una banda de Jazz para adaptarnos a las necesidades actuales y futuras de las empresas, en este interesante artículo del World Economic Forum.

Marc Robertson analiza en Forbes Coaches Council, a través de un caso práctico real, cómo la falta de habilidades blandas puede afectar a nuestro liderazgo, la retención de talento y la productividad de nuestros equipos.

¿Dónde reside la capacidad de transmitir confianza? Cuando hablamos de persuasión y de comunicación eficaz, la confianza es un elemento clave. Jonah Berger analiza en Wharton Knowledge cómo transmitir confianza a través de nuestra voz, las palabras de relleno o el ritmo con el que transmitimos el mensaje.

Un interesante complemento es este artículo de Carmine Gallo en HBR: Cómo parecer y sonar seguros en tí mismo durante una presentación.

Debatir ideas e iniciativas en el equipo de trabajo puede ser un gran recurso creativo que nos ayude a mejorar procesos, resolver problemas y diseñar productos y servicios más rentables y/o atractivos para nuestros clientes. Y también pueden ser una fuente de conflicto. Shane Snow comparte en Harvard Business Review algunos consejos para debatir de forma productiva y positiva en nuestros equipos de trabajo.

¿Es suficiente con mostrar pasión por lo que hacemos para motivar a nuestros equipos? ¿Puede llegar a ser perjudicial hacerlo? Jon M Jachimowicz y Dina Gerdeman analizan en este artículo de Harvard Working Knowledge diversos estudios realizados sobre el efecto de mostrar esta pasión en los entornos de trabajo y nos plantean cuándo puede ser negativo para nuestros proyectos y equipos.

Creer en la capacidad de los miembros de nuestro equipo para alcanzar los objetivos fijados puede generar un círculo de elementos positivos que favorecerán a los resultados individuales y de equipo. No creer, puede desmotivar y perjudicar de la misma manera. María Victoria S. Nadal analiza el efecto Pigmalión, y la relación entre expectativas y rendimiento en este interesante artículo de Retina.

Un estudio de la UC Irvine establece que cuando una notificación nos hace cambiar de tarea, nos cuesta hasta 23 minutos volver a la tarea que estábamos realizando.  Steve Glaveski analiza en Harvard Business Review cómo impacta la tecnología moderna en nuestra productividad y concentración, y nos propone algunas pautas para nosotros y para nuestros equipos.

¿Sabes realmente lo que es el coaching ejecutivo? José Miguel Moreiro, coach ejecutivo y socio fundador de Coaching 4 Results analiza los 4 grandes mitos sobre el coaching en la web de Global Growth Group.

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Photo by Mari Helin on Unsplash

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4 artículos sobre equipos diversos que te ayudarán a transformar a tu equipo en uno de alto rendimiento

No es la primera vez que hablamos en el blog de Coaching 4 Results sobre la relación entre productividad y habilidades de liderazgo, pero esta vez hemos querido poner el foco en las diferentes mentalidades y estilos de trabajo que podemos encontrar en nuestros equipos. Ritmos diferentes, prioridades dispares, todo ello puede dificultar nuestro rol de liderazgo, pero también impulsar la creatividad, la innovación y los resultados.

En este sentido, el equipo ha seleccionado 4 artículos y estudios publicados en noviembre, que nos pueden inspirar y proporcionar nuevas herramientas para transformar la forma en que lideramos nuestros equipos:

Trabajar en equipos diversos enriquece los proyectos y fomenta la innovación, pero a la vez puede hacer más difícil nuestro papel como líderes. ¿Cómo conseguimos crear un equipo de alto rendimiento si sus miembros tienen estilos de trabajo diferentes? Gwen Moran nos propone, en la revista Fast Company, seis acciones para consolidar nuestro liderazgo en estos casos.

Todos nosotros presentamos a la vez Mentalidad de Crecimiento y Mentalidad Fija en las distintas facetas de nuestra vida profesional y personal. Pilar Jericó analiza para El País la influencia de cada una de estas mentalidades en nuestro trabajo y cómo afectan a la forma en que dirigimos a nuestros equipos y a nuestra capacidad para convertirnos en verdaderos líderes de estos.

Dentro de las mentalidades que podemos encontrar en una empresa, ¿cuáles son las que liderarán los cambios en la nueva economía? MIT Sloan Management Review y Cognizant analizan en este estudio a 4000 líderes de 120 países y nos proponen cuatro mentalidades clave que nos pueden ayudar a llevar a nuestros equipos a la cabeza del sector.

Charlotte Blank, Laura Giurge, Laurel Newman y Ashley Whillans analizan en HBR la relación entre la productividad en el equipo y las prioridades fijadas a cada uno de sus miembros. Una interesante propuesta para darle una vuelta a cómo conseguir que en nuestros equipos no se dé prioridad exclusivamente a lo urgente y dispongamos de tiempo efectivo para aquellas cuestiones que, aunque sin fecha límite cercana, puedan generar un mayor impacto para todos.

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Photo by Mathias Jensen on Unsplash

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