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By Coaching 4 Results

Cómo afrontar un entorno VUCA

La volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad van a ser cada vez más frecuentes en el mundo de los negocios. Para dirigir equipos en un entorno VUCA, es importante ser consciente de los cambios que se pueden producir.

En esta publicación queremos revisar el acrónimo VUCA, un concepto conocido, pero ahora muy actual, que define por sus letras (en original en inglés) un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo.

V      Volatility – Volatilidad

Cuanto más volátil es el mundo, más cambian las cosas y más rápidamente. Nos referimos a cambios impredecibles en un mercado, una industria o en el mundo en general. Se asocia a eventos que ocurren de manera totalmente inesperada y en los que no se puede determinar la causa y el efecto.  

Cómo afrontar la volatilidad:

  • Acepta el cambio como una constante en el día a día y afróntalo
  • Ten objetivos y valores claros y sólidos
  • Desarrolla una visión clara de futuro

U      Uncertainty – Incertidumbre

Cuanto más incierto es el mundo, más difícil es predecirlo. El futuro es siempre incierto y las previsiones históricas y las experiencias pasadas están perdiendo su relevancia y cada vez son menos aplicables como base en la toma de decisiones.

Cómo afrontar la incertidumbre:

  • Obtén información y análisis del mercado, de la competición y de los clientes
  • Revisa y evalúa tu propio desempeño para replicar/corregir comportamientos
  • Experimenta y/o haz simulaciones de diferentes escenarios y/o situaciones hipotéticas

C      Complexity – Complejidad

Cuanto más complejo es el entorno, más complicado es analizarlo. El número de factores que debemos tener en cuenta, su variedad y la relación entre ellos es cada vez mayor. Cuantos más factores, mayor es su variedad, más interconectados están y más complejo es el entorno.

Cómo afrontar la complejidad:

  • Desarrolla recursos y fomenta la colaboración con especialistas
  • Construye equipos que sean capaces de trabajar bajo presión y en entornos rápidos e impredecibles
  • Comunica de forma clara con tu equipo para asegurar claridad

A      Ambiguity Ambigüedad

Cuanta más ambigüedad y falta de claridad, más difícil es interpretar la información. Las situaciones son ambiguas cuando la información es incompleta, contradictoria o demasiado inexacta para sacar conclusiones claras. En términos generales, este concepto se refiere a la falta de claridad de las ideas y de la información.

Cómo afrontar la ambigüedad:

  • Promociona flexibilidad y agilidad a la hora de cambiar planes
  • Desarrolla un entorno colaborativo en el que haya rotación de puestos de trabajo
  • Fomenta una cultura de ideas e innovación en la empresa

Saber más sobre los elementos VUCA puede ayudarnos a comprender el entorno cambiante e interconectado al que nos enfrentamos. El aumento de la presión y de las expectativas que se impone para tener éxito implica que necesitamos reorientarnos, anticiparnos a los cambios y adoptar un nuevo enfoque de gestión para conseguir resultados positivos. Para lograr el éxito en el mundo actual los líderes deben ser ágiles, estar preparados emocional y mentalmente, y tener las habilidades interpersonales apropiadas para gestionar la incertidumbre y el riesgo.

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Motivación, gestión de objetivos, relación con stakeholders: las lecturas recomendadas de este mes

En los últimos meses son muchas las iniciativas empresariales que nos han inspirado a nosotros y a los profesionales con los que trabajamos en Coaching 4 Results. Buena muestra de ello son los #Coronatip compartidos por José Miguel Moreiro, Coach Ejecutivo y Director de Coaching 4 Results, en su perfil de Linkedin.

Nos encontramos en un momento de retos, pero también de oportunidades para reforzar a nuestros equipos y empresas. Nuestras lecturas de estas últimas semanas han ido precisamente en este sentido. Hablamos de motivación, gestión de objetivos, relación con stakeholders o de innovación, entre otros temas.

Estos son los artículos que más han gustado al equipo y nuestros seguidores en redes sociales, este mes:

Si en un entorno “normal” un directivo dedica el 17% de su tiempo a gestionar problemas de rendimiento, ¿cómo logramos que esta cifra no se dispare con nuestros equipos trabajando en entornos de mayor distracción, haciendo multitasking y con menos recursos inmediatos?

En este interesante artículo para Harvard Business Review, Ron Carucci analiza cómo equilibrar el rendimiento y el cumplimiento de objetivos, con la empatía por la situación actual de nuestros equipos a través de un caso práctico.

Ponemos foco en el ahora, en el corto plazo, pero incluso los mayores retos de liderazgo nos ofrecen importantes oportunidades para fortalecer a nuestros equipos y empresas. Gustavo Huerta Vargas nos propone en este artículo para Entrepreneur 10 ideas en este sentido que se pueden empezar a aplicar en empresas de todos los tamaños. Desde formación al fomento de la innovación y la colaboración entre departamentos y con el resto de stakeholders.

Son muchos los momentos en la vida de un directivo o ejecutivo en los que se enfrenta a un nuevo reto de liderazgo. No existe una solución única para todos ellos, pero podemos aprender a gestionarlos. El equipo de Forbes Coaches Council nos propone 15 formas de afrontar estos retos.

Según un estudio realizado por Navi Radjou y Prasad Kaipa, los líderes “sabios”, aquellos que usan de manera consciente intuición, lógica y emociones para responder de la mejor forma para la empresa y la sociedad en su conjunto, generan mejores resultados a corto y largo plazo para sus empresas.

Un planteamiento diferente que pone el foco en el autoconocimiento y la forma en que la empresa se relaciona con todos sus stakeholders y que resulta en distintas iniciativas como adoptar una mayor transparencia para crear una conexión emocional o fomentar la innovación frugal para ayudar a nuestros equipos a contribuir en las causas que consideran más relevantes son solo un ejemplo de ello.

Muchas empresas y equipos se encuentran actualmente con la necesidad de diseñar nuevos escenarios de negocio y de trabajo. Esta incertidumbre añadida, puede dificultar nuestra capacidad para generar confianza, conectar y motivar a nuestros equipos y stakeholders. Nancy Duarte nos propone en este interesante artículo para MIT Sloan Review, 5 técnicas para contrarrestar esta situación combinando tres elementos claves: empatía, autoridad y comunicación efectiva.

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Liderazgo en momentos de incertidumbre: ¿Cómo coordinar virtualmente a tu equipo?

La situación actual de crisis que vivimos ha provocado que empresas, donde el presencialismo laboral reinaba, hayan tenido que implantar, en tiempo récord y sin planificación previa, un sistema de trabajo en el que no había experiencia previa o ésta era muy parcial.

En esta situación tan excepcional, 100% teletrabajo y además situación de cambio continuo, muchos managers y responsables de equipo con los que trabajamos están preocupados sobre el modo de coordinar y mantener enfocado a su equipo y se plantean las siguientes dudas:

  • ¿Cómo ayudar al equipo a mantenerse enfocado en estos momentos tan excepcionales?
  • ¿Cómo hacer seguimiento? Y, más importante, si cabe, ¿cómo evitar que este seguimiento sea percibido como una fiscalización o falta de confianza?
  • ¿Qué hacer para ayudar a aquellos colaboradores con más dificultades para gestionar su día a día?
  • ¿Cómo coordinar al equipo, manteniendo su cohesión y productividad?
  • ¿Qué sistemas de trabajo implementar?

Si bien la situación de teletrabajo que vivimos se está produciendo en circunstancias muy excepcionales con componentes difíciles de gestionar emocionalmente, en este artículo te damos algunas pautas que pueden ser de utilidad para coordinar a tu equipo y ayudarle a estar enfocado en su trabajo.

1. Ajusta y clarifica responsabilidades y objetivos

En un equipo virtual es necesario clarificar con mucha precisión las responsabilidades y objetivos del equipo en su conjunto y de cada miembro en particular, en tanto la comunicación es menor que con un equipo tradicional.

Por ello, hay que garantizar que todo el mundo conoce claramente sus responsabilidades y límites de trabajo con el fin de evitar duplicidades y tareas que quedan en “tierra de nadie”, dos de los principales enemigos de la productividad en equipos que trabajan virtualmente. Asimismo, como actualmente estamos viviendo en un entorno altamente cambiante, necesitas revisar regularmente las funciones y responsabilidades con el fin de ir ajustándolas a las necesidades de cada momento.

Además, es necesario ajustar los objetivos previamente acordados a la nueva situación excepcional.

2. Aprovecha las aplicaciones disponibles para colaborar y trabajar en equipo

Para coordinar de una manera efectiva a tu equipo es muy recomendable utilizar herramientas colaborativas propias de la gestión de proyectos como, por ejemplo, Trello, Jira o Asana. Estas herramientas permiten gestionar tareas y proyectos:

Incrementan la transparencia en el equipo, pues todos tendréis una visión clara de las tareas de cada persona del equipo (incluso de otros equipos en proyectos compartidos): cuáles ha realizado, cuáles está realizando y cuáles están pendientes de realizar, así como de los plazos de entrega a los que se comprometen y cualquier otro aspecto que se acuerde describir.

Facilitan la autogestión de cada persona, que debe detallar las tareas a las que se compromete: descripción, plazos, documentos, entregables…

Incrementan el compromiso del equipo, pues todo el mundo conoce lo que debe hacer cada miembro y cuándo lo hace.

Mejoran la coordinación con otros equipos de la organización con los que se comparten proyectos.

3. Incrementa la frecuencia y calidad de la comunicación con el equipo

En estos momentos, más que nunca, ser eficaz en la comunicación con tu equipo y el resto de la organización va a ser crucial para una coordinación efectiva, así como para mantener el foco, la motivación y el compromiso, tal y como comentamos en nuestro artículo: “Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?”.

4. Evita la sobrecarga de información

Si bien la comunicación es esencial para mantener a los equipos virtuales enfocados es muy sencillo caer en la sobrecarga de información, pues existen múltiples canales a través de los cuáles comunicarse. Además, existe la creencia de que por incluir a las personas en todas las comunicaciones estarán mejor informadas, cuando en realidad lo que provoca es que las personas dedicarán gran parte de su tiempo a revisar comunicaciones que no son realmente esenciales para su trabajo, con la consiguiente sensación de pérdida de tiempo y desmotivación.

Por ello, es importante acordar quién debe recibir qué tipo de mensaje y a través de qué canal. Recuerda que, si implantas aplicaciones para la coordinación del trabajo, reducirás considerablemente la sobrecarga de información (muchas veces traducida en demasiados mails diarios).

5. Apoya estrechamente a las personas que más lo necesitan

Es necesario que evalúes la habilidad de autogestión (organización, planificación, disciplina, constancia, gestión emocional …) de cada una de las personas de tu equipo y apoyes de una manera más individual a aquellas que más lo necesitan.

Existen muchas maneras de ayudar a mejorar la organización. Por ejemplo, puede ser útil que compartan contigo, y el resto del equipo, a través de alguna aplicación, sus tareas diarias. Una buena opción para ayudarles a ser constantes es que os envíen un e-mail al final del día detallando qué han hecho, los objetivos y/o tareas que se marcan para el día siguiente y las dificultades que anticipan. Este e-mail no les debe ocupar más de 5 minutos del final de su jornada.

6. Acuerda cómo hacer el seguimiento del trabajo

Una buena manera de mantener el foco y el ritmo de trabajo es haciendo seguimiento del trabajo realizado. Acuerda con tu equipo cómo vais a evaluar los resultados que se están consiguiendo. Una opción es consensuar con ellos indicadores de éxito que os muestren el nivel de avance en el desempeño de unas determinadas tareas o proyectos. Por ejemplo, si eres el responsable de un centro de atención al cliente, ¿cuántas reclamaciones se han contestado de manera satisfactoria?

7. Reconoce periódicamente los esfuerzos de tu equipo

El reconocimiento (la felicitación) individual y al equipo genera cohesión y compromiso, ingredientes básicos para poder estar enfocados en el trabajo. Reconoce periódicamente los esfuerzos que tu equipo está haciendo en este momento tan excepcional que estamos viviendo.

8. Empieza por ti: practica una buena autogestión

Y, finalmente, y no por eso menos importante, para poder gestionar a tu equipo, antes debes gestionarte a ti mismo. En palabras de Dee Hock, fundador de VISA International, “la responsabilidad más importante de cualquiera que intente dirigir lo que sea, es gestionarse a sí mismo como persona”. Si quieres conocer las pautas para conseguirlo, te invitamos a leer nuestro artículo: “Liderazgo en tiempos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz”. Actualmente, tu liderazgo para organizar y coordinar el equipo son clave para afrontar de manera ágil y flexible tanto el presente, como la vuelta a una nueva “normalidad”.

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Retos, liderazgo, innovación, opiniones críticas: lecturas recomendadas de este mes

Este mes en Coaching 4 Results hemos estado celebrando dos logros de distinto calado pero a la vez muy importantes:

Por un lado, José Miguel Moreiro, Director fundador y Coach Ejecutivo de Coaching 4 Results, ha lanzado su nueva web moreiro.coach, un espacio que os invitamos a visitar y en el que encontraréis información sobre cómo saca lo mejor de cada persona desarrollando su potencial directivo, pero también los distintos retos que los líderes se encuentran en el día a día y cómo les ayuda a enfrentarlos.

Y por otro, ¡hemos superado los 400 seguidores en nuestra página de Linkedin! 400 personas que siguen cada semana las publicaciones y artículos que compartimos cada mes para ayudar a las organizaciones y profesionales a potenciar su efectividad y la de sus equipos, a desarrollar su liderazgo y a conseguir sus objetivos.

Artículos como estos, que son los que más han gustado al equipo y nuestros seguidores en redes sociales, este mes:

Jennifer Jordan, Michael Wade y Elizabeth A. Teracino analizan los resultados de su reciente estudio internacional sobre modelos de liderazgo en Harvard Business Review con una interesante conclusión: La contraposición entre un modelo de liderazgo rígido de “mando y control” frente a uno más abierto y orientado al cambio no es útil para la mayoría de líderes, sino que deben ser buenos en ambos estilos de liderazgo para alcanzar el éxito con sus equipos. Esta conclusión plantea 7 importantes tensiones entre un modelo y otro ante las que cada líder deberá navegar.

Christoph von Toggenburg analiza en este artículo para el World Economic Forum, cómo las habilidades blandas pueden ayudar, incluso en las situaciones más complejas y estresantes, a mantener alto el espíritu de los miembros de nuestro equipo y construir equipos dinámicos. Y nos proporciona algunas recomendaciones y claves como la apreciación, la humildad y una orientación hacia el crecimiento de los miembros de nuestros equipos y de nosotros mismos.

Algunas de las empresas e iniciativas más innovadoras tienen su origen en una pregunta que permitió a sus creadores identificar nuevas oportunidades y plantear respuestas más allá de lo tradicional o común. Jaime Rubio Hancock analiza en Verne cómo hacer más preguntas y cómo llegar a las respuestas a partir de los estudios del periodista Warren Berger.

¿Sabes aceptar una crítica? Escuchar las opiniones de los demás y los problemas que surgieron en los proyectos en los que participamos o lideramos en el pasado nos puede ayudar a enriquecer las ideas y proyectos futuros. Pilar Jericó nos habla en este artículo para El País de las críticas que suman y cuál es el precio de evitarlas.

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Conflicto, habilidades de liderazgo, motivación y creatividad: nuestras lecturas en el mes de enero

En las últimas semanas, muchos de nosotros hemos arrancado nuevos proyectos e incluso incorporado a nuevos miembros a nuestros equipos de trabajo. El éxito de estas iniciativas dependerá en gran parte de nuestras habilidades de liderazgo y de los recursos con los que contamos en nuestros equipos. Pensando en esto, el equipo de Coaching 4 Results ha ido seleccionando a lo largo del mes distintos artículos con los que reflexionar sobre las necesidades de estos proyectos y cómo alcanzar los resultados deseados.

Estos son los 5 artículos imprescindibles sobre liderazgo, habilidades y gestión de equipos, publicados en enero:

Fijar objetivos concretos para nuestro equipo y para nosotros mismos nos ayuda a moldear el plan, definir las prioridades y alinear las acciones con la estrategia global, entre muchos otros beneficios. Heather MacArthur nos propone en Forbes cómo hacer que funcionen en esta época de rápido crecimiento y cambio de los mercados en los que trabajamos

En su último artículo para El Pais, Pilar Jericó analiza distintos enfoques que nos podemos encontrar a la hora de abordar un conflicto a través de una interesante matriz que compara nuestro rol (activo/pasivo) y nuestro nivel de compromiso. Huir, hablar, desatender o persistir, ¿Cómo gestionas los conflictos en tu equipo?

Aunque muchas compañías tienen programas de reconocimiento de distintos tipos, muchas veces el reconocimiento a los miembros de nuestros equipos producen el efecto contrario al deseado. Kerry Roberts, Kate O’Leary y Joseph R. Weintraub analizan en Harvard Business Review por qué fallan estos programas y cómo podemos hacer para que nuestro reconocimiento sea percibido de manera positiva.

Aithan Shapira analiza en MIT Sloan Management Review cómo provocar la creatividad deseada en nuestros equipos y por qué enfocarnos en diseñar y seguir el “proceso creativo perfecto” no siempre produce los resultados de innovación esperados. Motivación, conflicto, contribuciones inesperadas o mantener la orientación al futuro son solo algunos de los pasos que nos propone en este artículo.

A través del estudio de Allianz sobre las habilidades de los líderes del futuro, Renate Wagner analiza el impacto de las habilidades técnicas y su dependencia de la inteligencia emocional, la curiosidad o la resiliencia, entre otras, para lograr el éxito de nuestras empresas y equipos. Un interesante artículo del World Economic Forum.

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Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

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