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By Coaching 4 Results

Cómo afrontar un entorno VUCA

La volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad van a ser cada vez más frecuentes en el mundo de los negocios. Para dirigir equipos en un entorno VUCA, es importante ser consciente de los cambios que se pueden producir.

En esta publicación queremos revisar el acrónimo VUCA, un concepto conocido, pero ahora muy actual, que define por sus letras (en original en inglés) un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo.

V      Volatility – Volatilidad

Cuanto más volátil es el mundo, más cambian las cosas y más rápidamente. Nos referimos a cambios impredecibles en un mercado, una industria o en el mundo en general. Se asocia a eventos que ocurren de manera totalmente inesperada y en los que no se puede determinar la causa y el efecto.  

Cómo afrontar la volatilidad:

  • Acepta el cambio como una constante en el día a día y afróntalo
  • Ten objetivos y valores claros y sólidos
  • Desarrolla una visión clara de futuro

U      Uncertainty – Incertidumbre

Cuanto más incierto es el mundo, más difícil es predecirlo. El futuro es siempre incierto y las previsiones históricas y las experiencias pasadas están perdiendo su relevancia y cada vez son menos aplicables como base en la toma de decisiones.

Cómo afrontar la incertidumbre:

  • Obtén información y análisis del mercado, de la competición y de los clientes
  • Revisa y evalúa tu propio desempeño para replicar/corregir comportamientos
  • Experimenta y/o haz simulaciones de diferentes escenarios y/o situaciones hipotéticas

C      Complexity – Complejidad

Cuanto más complejo es el entorno, más complicado es analizarlo. El número de factores que debemos tener en cuenta, su variedad y la relación entre ellos es cada vez mayor. Cuantos más factores, mayor es su variedad, más interconectados están y más complejo es el entorno.

Cómo afrontar la complejidad:

  • Desarrolla recursos y fomenta la colaboración con especialistas
  • Construye equipos que sean capaces de trabajar bajo presión y en entornos rápidos e impredecibles
  • Comunica de forma clara con tu equipo para asegurar claridad

A      Ambiguity Ambigüedad

Cuanta más ambigüedad y falta de claridad, más difícil es interpretar la información. Las situaciones son ambiguas cuando la información es incompleta, contradictoria o demasiado inexacta para sacar conclusiones claras. En términos generales, este concepto se refiere a la falta de claridad de las ideas y de la información.

Cómo afrontar la ambigüedad:

  • Promociona flexibilidad y agilidad a la hora de cambiar planes
  • Desarrolla un entorno colaborativo en el que haya rotación de puestos de trabajo
  • Fomenta una cultura de ideas e innovación en la empresa

Saber más sobre los elementos VUCA puede ayudarnos a comprender el entorno cambiante e interconectado al que nos enfrentamos. El aumento de la presión y de las expectativas que se impone para tener éxito implica que necesitamos reorientarnos, anticiparnos a los cambios y adoptar un nuevo enfoque de gestión para conseguir resultados positivos. Para lograr el éxito en el mundo actual los líderes deben ser ágiles, estar preparados emocional y mentalmente, y tener las habilidades interpersonales apropiadas para gestionar la incertidumbre y el riesgo.

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5 artículos con consejos que puedes poner en práctica para impulsar los resultados de tu empresa y equipo

Septiembre es tradicionalmente un mes de reconectar y reevaluar los objetivos planteados de cara al final del año. En una época tan atípica como la actual, esta reconexión parece volverse más compleja y en numerosas ocasiones nos encontramos con que las personas en posiciones de liderazgo se encuentran abrumadas por lo urgente.

Con esto en mente, el equipo de Coaching 4 Results ha seleccionado para el listado de artículos de este mes 5 artículos que nos proponen acciones concretas y fáciles de implementar. Así como reflexiones para ayudarnos a tomar perspectiva y reforzar nuestro liderazgo. ¿Ya las has puesto en práctica?

Corey Castillo analiza en Forbes los ocho errores más comunes que comenten las personas en posiciones de liderazgo dentro de sus empresas y nos propone cómo evitarlos para construir confianza y liderar nuestros equipos con eficacia.

Adam Grant nos propone en este interesante artículo  para Wharton Executive Education una acción sencilla para mantener altos los niveles de motivación y conexión con nuestros equipos: conectar a las personas con el impacto real que su trabajo produce en nuestros clientes y consumidores finales.

 ¿Qué es lo que miden tus KPIs? En un momento clave como el actual, son tan importantes los objetivos que fijamos para nuestros equipos y empresas como la forma en la que medimos su ejecución. Graham Kenny analiza para Harvard Business Review el uso de KPIs en la evaluación de rendimiento y los puntos ciegos que podemos encontrar por el camino.

Pilar Jericó analiza en El País los estilos de dirección de los responsables de equipo, a través de la forma que ellos mismos tienen de narrar cómo alcanzaron su posición de liderazgo. Un estudio reciente de Alyson Meister, Wei Zheng y Brianna Caza los clasifica en cuatro tipos. ¿Cuál es el tuyo?

El «Sense-Making» es una de las herramientas necesarias para desarrollar nuestra credibilidad o visión de manera eficaz. Más aún en un entorno en constante cambio en el que la innovación y la agilidad son conceptos clave para el éxito de equipos y organizaciones. En este artículo de Deborah Ancona, Michele Williams y Gisela Gerlach para MIT Sloan Management Review, nos proponen cómo integrarlo en nuestros equipos y empresas.

Aunque la gran mayoría ya llevamos unas cuantas semanas de vuelta, si te acabas de tomar un descanso o te incorporas a un nuevo proyecto, estos consejos para incorporarse de forma progresiva al trabajo te pueden ser de ayuda para mantener el equilibrio y alcanzar tus objetivos personales y los de tu equipo.

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Habilidades de liderazgo para los tiempos actuales: repasamos los mejores artículos publicados este mes

Nos encontramos en una etapa de transición y de cambio. Por un lado, parte de nuestros equipos siguen parcialmente en remoto y, por otro, la mayoría de sectores se encuentran en momentos de gran incertidumbre. Todo ello hace que necesario plantear nuevas ideas y redefinir la forma en la que trabajamos en nuestros equipos y empresas.

Con esta idea en mente, el equipo de Coaching 4 Results, ha estado analizando los distintos artículos publicados en el mes de Junio sobre habilidades de liderazgo. Inteligencia emocional, aprendizaje continuo, motivación, comunicación… estos son los artículos que les han parecido más interesantes y que puedes empezar a poner en práctica desde ahora:

¿Sabes identificar tus emociones? Scott Berinato habla con el especialista David Kessler sobre inteligencia emocional y las distintas técnicas y acciones que podemos poner en marcha para gestionar nuestros sentimientos en una situación excepcional como la actual y ayudar a nuestros equipos y empresas. Una más que interesante entrevista que se ha convertido en uno de los artículos más leídos de la revista Harvard Business Review.

Diversos estudios, como los de los Dunning y Kruger demuestran que tendemos a pensar que nuestras habilidades y conocimientos son mucho mayores que lo que realmente son. Dicho de otro modo, tenemos «puntos ciegos» que afectan negativamente, no sólo a nuestro rendimiento y resultados como profesionales y líderes, sino también a nuestras empresas y equipos. En este artículo de Karen Walker para Forbes, nos proponen distintas iniciativas que podemos llevar a cabo para minimizarlos y reforzar nuestro liderazgo.

Jason Aten nos plantea en Inc. Magazine una de las cuestiones que el desconfinamiento está planteando en muchas empresas: ¿Cómo aplicamos las habilidades de liderazgo si parte del equipo no está en la oficina y parte sí? Mantener canales de comunicación comunes, tener en cuenta la desconexión natural que se produce en remoto o evitar las decisiones tomadas “entre los que están”, son solo algunas de las propuestas que nos hace.

En esta misma línea, John Rampton nos propone cómo trasladar nuestra cultura de empresa al mundo virtual, en este artículo para Entrepreneur.

Saber escuchar es uno de los grandes retos para muchas personas en posiciones de liderazgo y una de las claves cuando hablamos de lograr una comunicación eficaz. Ken Blanchard nos propone en este interesante artículo de su blog, 6 ideas que podemos empezar a poner en práctica de inmediato para convertirnos en mejores comunicadores.

Dicen que de las crisis surgen siempre oportunidades. José Miguel Moreiro, Coach Ejecutivo y Director de Coaching 4 Results ha recopilado en su blog las iniciativas, ideas y buenas prácticas más interesantes que han ido surgiendo en las empresas, como una forma de reflexionar sobre nuestro papel y el de nuestras empresas en el cambio.

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Liderazgo en momentos de incertidumbre: ¿Cómo coordinar virtualmente a tu equipo?

La situación actual de crisis que vivimos ha provocado que empresas, donde el presencialismo laboral reinaba, hayan tenido que implantar, en tiempo récord y sin planificación previa, un sistema de trabajo en el que no había experiencia previa o ésta era muy parcial.

En esta situación tan excepcional, 100% teletrabajo y además situación de cambio continuo, muchos managers y responsables de equipo con los que trabajamos están preocupados sobre el modo de coordinar y mantener enfocado a su equipo y se plantean las siguientes dudas:

  • ¿Cómo ayudar al equipo a mantenerse enfocado en estos momentos tan excepcionales?
  • ¿Cómo hacer seguimiento? Y, más importante, si cabe, ¿cómo evitar que este seguimiento sea percibido como una fiscalización o falta de confianza?
  • ¿Qué hacer para ayudar a aquellos colaboradores con más dificultades para gestionar su día a día?
  • ¿Cómo coordinar al equipo, manteniendo su cohesión y productividad?
  • ¿Qué sistemas de trabajo implementar?

Si bien la situación de teletrabajo que vivimos se está produciendo en circunstancias muy excepcionales con componentes difíciles de gestionar emocionalmente, en este artículo te damos algunas pautas que pueden ser de utilidad para coordinar a tu equipo y ayudarle a estar enfocado en su trabajo.

1. Ajusta y clarifica responsabilidades y objetivos

En un equipo virtual es necesario clarificar con mucha precisión las responsabilidades y objetivos del equipo en su conjunto y de cada miembro en particular, en tanto la comunicación es menor que con un equipo tradicional.

Por ello, hay que garantizar que todo el mundo conoce claramente sus responsabilidades y límites de trabajo con el fin de evitar duplicidades y tareas que quedan en “tierra de nadie”, dos de los principales enemigos de la productividad en equipos que trabajan virtualmente. Asimismo, como actualmente estamos viviendo en un entorno altamente cambiante, necesitas revisar regularmente las funciones y responsabilidades con el fin de ir ajustándolas a las necesidades de cada momento.

Además, es necesario ajustar los objetivos previamente acordados a la nueva situación excepcional.

2. Aprovecha las aplicaciones disponibles para colaborar y trabajar en equipo

Para coordinar de una manera efectiva a tu equipo es muy recomendable utilizar herramientas colaborativas propias de la gestión de proyectos como, por ejemplo, Trello, Jira o Asana. Estas herramientas permiten gestionar tareas y proyectos:

Incrementan la transparencia en el equipo, pues todos tendréis una visión clara de las tareas de cada persona del equipo (incluso de otros equipos en proyectos compartidos): cuáles ha realizado, cuáles está realizando y cuáles están pendientes de realizar, así como de los plazos de entrega a los que se comprometen y cualquier otro aspecto que se acuerde describir.

Facilitan la autogestión de cada persona, que debe detallar las tareas a las que se compromete: descripción, plazos, documentos, entregables…

Incrementan el compromiso del equipo, pues todo el mundo conoce lo que debe hacer cada miembro y cuándo lo hace.

Mejoran la coordinación con otros equipos de la organización con los que se comparten proyectos.

3. Incrementa la frecuencia y calidad de la comunicación con el equipo

En estos momentos, más que nunca, ser eficaz en la comunicación con tu equipo y el resto de la organización va a ser crucial para una coordinación efectiva, así como para mantener el foco, la motivación y el compromiso, tal y como comentamos en nuestro artículo: “Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?”.

4. Evita la sobrecarga de información

Si bien la comunicación es esencial para mantener a los equipos virtuales enfocados es muy sencillo caer en la sobrecarga de información, pues existen múltiples canales a través de los cuáles comunicarse. Además, existe la creencia de que por incluir a las personas en todas las comunicaciones estarán mejor informadas, cuando en realidad lo que provoca es que las personas dedicarán gran parte de su tiempo a revisar comunicaciones que no son realmente esenciales para su trabajo, con la consiguiente sensación de pérdida de tiempo y desmotivación.

Por ello, es importante acordar quién debe recibir qué tipo de mensaje y a través de qué canal. Recuerda que, si implantas aplicaciones para la coordinación del trabajo, reducirás considerablemente la sobrecarga de información (muchas veces traducida en demasiados mails diarios).

5. Apoya estrechamente a las personas que más lo necesitan

Es necesario que evalúes la habilidad de autogestión (organización, planificación, disciplina, constancia, gestión emocional …) de cada una de las personas de tu equipo y apoyes de una manera más individual a aquellas que más lo necesitan.

Existen muchas maneras de ayudar a mejorar la organización. Por ejemplo, puede ser útil que compartan contigo, y el resto del equipo, a través de alguna aplicación, sus tareas diarias. Una buena opción para ayudarles a ser constantes es que os envíen un e-mail al final del día detallando qué han hecho, los objetivos y/o tareas que se marcan para el día siguiente y las dificultades que anticipan. Este e-mail no les debe ocupar más de 5 minutos del final de su jornada.

6. Acuerda cómo hacer el seguimiento del trabajo

Una buena manera de mantener el foco y el ritmo de trabajo es haciendo seguimiento del trabajo realizado. Acuerda con tu equipo cómo vais a evaluar los resultados que se están consiguiendo. Una opción es consensuar con ellos indicadores de éxito que os muestren el nivel de avance en el desempeño de unas determinadas tareas o proyectos. Por ejemplo, si eres el responsable de un centro de atención al cliente, ¿cuántas reclamaciones se han contestado de manera satisfactoria?

7. Reconoce periódicamente los esfuerzos de tu equipo

El reconocimiento (la felicitación) individual y al equipo genera cohesión y compromiso, ingredientes básicos para poder estar enfocados en el trabajo. Reconoce periódicamente los esfuerzos que tu equipo está haciendo en este momento tan excepcional que estamos viviendo.

8. Empieza por ti: practica una buena autogestión

Y, finalmente, y no por eso menos importante, para poder gestionar a tu equipo, antes debes gestionarte a ti mismo. En palabras de Dee Hock, fundador de VISA International, “la responsabilidad más importante de cualquiera que intente dirigir lo que sea, es gestionarse a sí mismo como persona”. Si quieres conocer las pautas para conseguirlo, te invitamos a leer nuestro artículo: “Liderazgo en tiempos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz”. Actualmente, tu liderazgo para organizar y coordinar el equipo son clave para afrontar de manera ágil y flexible tanto el presente, como la vuelta a una nueva “normalidad”.

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Liderazgo en momentos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz

En la última semana todos nosotros nos hemos visto envueltos en una nueva realidad social, económica y laboral, todo está pasando tan rápido que aún nos resistimos a aceptar los grandes cambios que está suponiendo en nuestro entorno y en nosotros.

La necesidad actual ha hecho que nuestros equipos, y nosotros mismos, estemos haciendo una inmersión urgente y sin transición en el teletrabajo, algo que muchos anhelaban desde hace tiempo. Al hacerlo de forma masiva y precipitada hace que, como líderes, ahora virtuales, nos invadan algunas dudas y preocupaciones.

Esta nueva situación requiere que asumamos nuevos retos a la hora de gestionar a nuestros equipos, pero debemos antes gestionarnos a nosotros mismos. El autoliderazgo, nuestra propia autogestión, es, en palabras de Dee Hock, fundador de VISA International, “la responsabilidad más importante de cualquiera que intente dirigir lo que sea, es gestionarse a sí mismo como persona”.

¿Pero qué quiere decir autoliderazgo o gestionarse a uno mismo?

El autoliderazgo es sinónimo de autodisciplina, de autonomía, de cuidado personal, de renovación, de dominio propio, de automotivación, de autoconocimiento y de seguridad personal. Además, es importante no perder de vista que en todo momento estamos siendo modelo de comportamiento para nuestro equipo. Por ello, deberíamos tener claro cuál es nuestro propósito y nuestros objetivos.

Uno de los primeros pasos que debemos dar es tomar consciencia de que nosotros somos el medio de producción y que como cualquier otro medio de producción necesitamos unos cuidados de mantenimiento para poder alcanzar el pleno rendimiento.

Cuidados que se basan en tres sencillos principios:

  • Conseguir una vida equilibrada
  • Practicar la mejora continua
  • Practicar la renovación personal

Muchos de nosotros somos conscientes de esta necesidad y que en más de una ocasión nos hemos planteado realizar alguna actividad que revirtiera sobre nuestro propio cuidado, pero ¿cuántas otras veces la falta de tiempo, u otra excusa, nos ha hecho abandonar nuestro propósito? Seguramente más de las que querríamos.

El nuevo paradigma social y laboral que tenemos en estos momentos hace que nuestra gestión personal tome una gran relevancia y es posible que esta situación sea una buena oportunidad para profundizar en nuestro autoconocimiento y decidir en qué áreas queremos mejorar.

Todo esto necesita de un plan para poder introducir nuevas rutinas y cambiar algunos hábitos. Un plan equilibrado en cuatro áreas fundamentales: física, mental, socio-emocional y espiritual. Como las cuatro áreas están interrelacionadas, lo que hagas en un área, tendrá un impacto positivo sobre las demás.

Para ello, desde Coaching 4 Results, te ofrecemos algunas claves a seguir:

  1. Duerme lo necesario y come de forma equilibrada, respetando los tiempos para desayunar, comer y merendar, evitando levantarte a picar.
  2. Establece una rutina de ejercicio matinal. Es innegable que el ejercicio es beneficioso, tanto para la salud física como para la mental y emocional. Te ayuda a estar en forma y a reducir o prevenir el estrés.
  3. Crea un horario de trabajo que responda a tus necesidades y a las de tu equipo: sé flexible. Trabaja en bloques de tiempo con descansos planificados.
  4. Determina un espacio de trabajo confortable: mesa limpia y ordenada, bien aclimatada y con buena iluminación.
  5. Aprovecha la ocasión para formarte en temas que te puedan interesar. Estos días se están habilitando muchas plataformas on-line que ofrecen cursos muy interesantes. Invierte tiempo en lecturas de tu interés (artículos, libros, webs, blogs…).
  6. Planifícate. Ten en cuenta tus objetivos y planifica las grandes acciones. Dedica tiempo cada semana a revisar si las tareas que has planificado contribuyen a conseguir los objetivos que te has marcado y cada día antes de finalizar la jornada revisa las tareas del día siguiente.
  7. Acuérdate de llamar a amigos, familiares, compañeros de trabajo para saber cómo están. En estos momentos en los que la realidad virtual está asumiendo el protagonismo, cobra una gran importancia cuidar las relaciones personales, aunque sea en la distancia.
  8. Reúne a tu familia para comentar la situación, aclarar dudas, tranquilizar a los más pequeños y para acordar normas que faciliten el tiempo de trabajo/estudio que todos necesitáis. Podéis crear un código amable que sea entendible por todos los miembros de la familia, como por ejemplo, un semáforo que cuelgues de la habitación, para indicar si estáis disponibles.
  9. Mantén a raya la ansiedad. Utiliza la autoconciencia para pensar en el presente y en buscar soluciones para el aquí y el ahora.  Para esto te puede ayudar prestar atención a tu respiración e invertir unos minutos para respirar de forma consciente. Esto te ayudará a concentrarte y a eliminar ruido mental. “Si la respiración es agitada, la mente es agitada. Controlando la respiración logras alcanzarla quietud mental”, Hatha Yoga Pradipika. Puedes utilizar ejercicios de respiración y meditación como éste de Xuan Lan https://youtu.be/CHta3aZaaic Éste es un recurso que puedes utilizar en diferentes momentos del día para recuperar tu concentración y retomar el equilibrio emocional.
  10. Sé realista a la hora de asumir tus propios compromisos. El tiempo sigue siendo limitado y el entorno actual puede dificultar tu concentración. El hecho de no acabar lo que nos hemos propuesto, afecta nuestra autovaloración personal y mina nuestra autoestima. Analiza tus compromisos y replantea los objetivos en la medida de lo posible

Es cierto que a priori, pueden parecernos recomendaciones de sentido común, pero si no las abordamos de forma consciente pueden conducirnos a la improductividad y a la sensación de estar trabajando en el caos y la desorganización.

Éste es el primer y más esencial paso para poder autogestionarnos con éxito y mostrar tu mejor versión: productivo, satisfecho, seguro y positivo.

Sigue leyendo nuestra serie de artículos para momentos de incertidumbre: Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?

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