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Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?

24 Mar, 2020

By Coaching 4 Results

La comunicación suele ser el talón de Aquiles en muchas organizaciones, parece que nunca hay tiempo para mantener una reunión con el equipo, para hablar con un empleado sobre su desarrollo o para solventar un conflicto que impide avanzar con la rapidez que se requiere. La orientación a resultados relega a un segundo lugar la comunicación, aún a sabiendas que es el eje central para construir equipos cohesionados y productivos, tal y como, demuestra científicamente Alex Pentland y su equipo del MIT’s Human Dynamics Laboratory en su artículo “The New Science of Building Great Teams” (Harvard Business Review, abril 2012).

Ahora que una gran parte de las personas trabajan a distancia, en una situación de gran incertidumbre, poder mantener una comunicación eficaz con el equipo se ha convertido en un reto todavía mayor. Así, managers y responsables de equipo se plantean las siguientes cuestiones:

  • ¿Cómo debo comunicarme con el equipo? ¿Con qué frecuencia debo establecer contacto?
  • ¿Qué puedo hacer para humanizar esta comunicación, para conectar realmente con ellos y para que conecten entre ellos?
  • ¿Cómo consigo generar cohesión y motivación en mi equipo?
  • ¿Cómo mantengo el sentido de pertenencia y comunidad?
  • Respecto a los otros equipos, ¿cómo evito el riesgo de convertirnos en compartimentos estancos?

En estos momentos, más que nunca, ser eficaz en la comunicación con tu equipo y el resto de la organización va a ser crucial para mantener su motivación, productividad, así como el sentido de comunidad que, ahora que no estamos cerca, tanto necesitamos sentir.

Te sugerimos las siguientes ideas para fortalecer y desarrollar tu comunicación:

1. Conecta habitualmente con tu equipo

Es indispensable que acuerdes con tu equipo la frecuencia de comunicación. Estableced el horario dentro de la jornada laboral que más se ajuste a las necesidades de todos y del negocio.

Esta reunión tiene un doble objetivo:

  1. Conocer el estado anímico del equipo. Se trata de ayudar a cada colaborador a conectar con el presente (sus emociones y preocupaciones), así como a crear sentido de comunidad. También te ayudará a identificar quién puede necesitar más apoyo emocional y quién menos.
  2. Coordinar el trabajo del equipo: revisar qué hará cada uno de ellos y qué dificultades o problemas pueden tener en su día.

Algunas de las pautas para que tu reunión sea eficaz:

  • En la medida de lo posible, hazla por videoconferencia. Poder verse facilitará la conexión y comunicación entre vosotros, y minimizará el sentimiento de aislamiento y soledad.
  • Escucha activamente a tu equipo: simplemente facilita preguntas efectivas, enfocando cuando el tema se desvía y resolviendo dudas o haciendo sugerencias.
  • Algunas preguntas efectivas para facilitar la reunión son:
    • ¿Cómo estáis aquí y ahora?
    • ¿Qué tres retos importantes tenéis hoy o estos días?
    • ¿Qué dificultades/problemas se os plantean?
  • Comparte también cómo te sientes tú, tus retos … Mostrarse vulnerable, al mismo tiempo que firme, y con una actitud proactiva es esencial para actuar como ejemplo, el equipo hace lo que ve, no lo que le dices. El comportamiento se contagia, ten claro lo que quieres transmitir.

2. Facilita espacios para charlas informales

Según Alex Pentland: “(…) aumentar las oportunidades para la comunicación informal tiende a aumentar el rendimiento del equipo.”

Pero, ¿cómo conseguir estos “momentos de café” en remoto?

Puedes organizar una sesión colectiva de buenas prácticas, o un simple café o comida virtual. Se trata de ser creativo y pensar maneras de mantener el contacto con momentos de “disfrute”.

Liam Martin (co-fundador de Time Doctor) en su charla “The 21 Rules for Managing Remote Teams” recomienda mantener una sala de chat abierta constantemente donde las personas puedan charlar informalmente, igual que lo hacen en una oficina.

3. Identifica qué tipo de apoyo necesita cada persona

Si bien tienes que acordar con tu equipo unos sistemas mínimos de comunicación, debes tener en cuenta que cada miembro puede necesitar una frecuencia y tipo de comunicación distinto. Su personalidad, necesidad de desarrollo y su situación personal, te marcará cómo debes conectar con esa persona, en cualquier caso, acuérdalo con ella.

En este sentido, te recomendamos que leas el artículo de Ángeles Gris “Liderar en la DISCtancia”, donde, según el estilo de comportamiento de cada persona, sugiere cómo comunicarse con ella cuando se teletrabaja.

4. Pauta los canales de comunicación (o créalos)

Al no estar físicamente en la oficina, la comunicación ya no va a ser espontánea, por lo que debes hacer un esfuerzo extra por establecer canales mucho más pautados.

Teniendo en cuenta la conocida regla de Mehrabian del 7-38-55 (donde sólo el 7% del potencial de la comunicación recae en las palabras, el 55% sobre el lenguaje corporal y el 38% sobre el lenguaje paraverbal o uso de la voz), el orden de preferencia en el uso de los canales debería ser el siguiente:

Videoconferencia para conectar con el equipo a nivel emocional, ver su estado anímico, hacer una lluvia de ideas, tomar decisiones, resolver un conflicto …

Teléfono para cuestiones operativas fáciles y rápidas de resolver, que tengan poco riesgo de crear malentendidos.

Chat puede ser muy buena opción para mensajes instantáneos, o como ya hemos comentado, para crear espacios informales de comunicación

Audio para lanzar un mensaje de ánimo, una felicitación …

E-mail para resumir los acuerdos adoptados o dar detalles difíciles de compartir en una llamada, pero que pueden servir como base para una reunión posterior. Como hemos dicho, nunca debería ser la vía principal de comunicación, sino un canal de apoyo, pues es impersonal y puede generar confusión. Un uso excesivo es probable que cause un sentimiento de soledad en el trabajador que está en el “otro lado”.

5. Celebra los éxitos virtualmente, da reconocimiento a los miembros del equipo, no sólo por los resultados, sino por el esfuerzo que comporta su adaptación al nuevo medio.

6. Comunícate con los otros equipos de tu empresa.

Acuerda con ellos cuáles van a ser las formas de conectar y mantener una comunicación efectiva. Tener esta conexión periódica es de vital importancia para coordinarse de manera efectiva y evitar los silos.

La comunicación con tu equipo es clave para ayudar a su motivación, compromiso y sentido de pertenencia en estos momentos de crisis. Hoy más que nunca, todos sentimos la necesidad de conectar con los otros. Convierte este momento en una oportunidad de conexión que fortalezca los vínculos actuales y futuros de tu equipo.

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