Coaching 4 ResultsCoaching 4 Results

By Coaching 4 Results

Liderazgo en momentos de incertidumbre: ¿Cómo coordinar virtualmente a tu equipo?

La situación actual de crisis que vivimos ha provocado que empresas, donde el presencialismo laboral reinaba, hayan tenido que implantar, en tiempo récord y sin planificación previa, un sistema de trabajo en el que no había experiencia previa o ésta era muy parcial.

En esta situación tan excepcional, 100% teletrabajo y además situación de cambio continuo, muchos managers y responsables de equipo con los que trabajamos están preocupados sobre el modo de coordinar y mantener enfocado a su equipo y se plantean las siguientes dudas:

  • ¿Cómo ayudar al equipo a mantenerse enfocado en estos momentos tan excepcionales?
  • ¿Cómo hacer seguimiento? Y, más importante, si cabe, ¿cómo evitar que este seguimiento sea percibido como una fiscalización o falta de confianza?
  • ¿Qué hacer para ayudar a aquellos colaboradores con más dificultades para gestionar su día a día?
  • ¿Cómo coordinar al equipo, manteniendo su cohesión y productividad?
  • ¿Qué sistemas de trabajo implementar?

Si bien la situación de teletrabajo que vivimos se está produciendo en circunstancias muy excepcionales con componentes difíciles de gestionar emocionalmente, en este artículo te damos algunas pautas que pueden ser de utilidad para coordinar a tu equipo y ayudarle a estar enfocado en su trabajo.

1. Ajusta y clarifica responsabilidades y objetivos

En un equipo virtual es necesario clarificar con mucha precisión las responsabilidades y objetivos del equipo en su conjunto y de cada miembro en particular, en tanto la comunicación es menor que con un equipo tradicional.

Por ello, hay que garantizar que todo el mundo conoce claramente sus responsabilidades y límites de trabajo con el fin de evitar duplicidades y tareas que quedan en “tierra de nadie”, dos de los principales enemigos de la productividad en equipos que trabajan virtualmente. Asimismo, como actualmente estamos viviendo en un entorno altamente cambiante, necesitas revisar regularmente las funciones y responsabilidades con el fin de ir ajustándolas a las necesidades de cada momento.

Además, es necesario ajustar los objetivos previamente acordados a la nueva situación excepcional.

2. Aprovecha las aplicaciones disponibles para colaborar y trabajar en equipo

Para coordinar de una manera efectiva a tu equipo es muy recomendable utilizar herramientas colaborativas propias de la gestión de proyectos como, por ejemplo, Trello, Jira o Asana. Estas herramientas permiten gestionar tareas y proyectos:

Incrementan la transparencia en el equipo, pues todos tendréis una visión clara de las tareas de cada persona del equipo (incluso de otros equipos en proyectos compartidos): cuáles ha realizado, cuáles está realizando y cuáles están pendientes de realizar, así como de los plazos de entrega a los que se comprometen y cualquier otro aspecto que se acuerde describir.

Facilitan la autogestión de cada persona, que debe detallar las tareas a las que se compromete: descripción, plazos, documentos, entregables…

Incrementan el compromiso del equipo, pues todo el mundo conoce lo que debe hacer cada miembro y cuándo lo hace.

Mejoran la coordinación con otros equipos de la organización con los que se comparten proyectos.

3. Incrementa la frecuencia y calidad de la comunicación con el equipo

En estos momentos, más que nunca, ser eficaz en la comunicación con tu equipo y el resto de la organización va a ser crucial para una coordinación efectiva, así como para mantener el foco, la motivación y el compromiso, tal y como comentamos en nuestro artículo: “Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?”.

4. Evita la sobrecarga de información

Si bien la comunicación es esencial para mantener a los equipos virtuales enfocados es muy sencillo caer en la sobrecarga de información, pues existen múltiples canales a través de los cuáles comunicarse. Además, existe la creencia de que por incluir a las personas en todas las comunicaciones estarán mejor informadas, cuando en realidad lo que provoca es que las personas dedicarán gran parte de su tiempo a revisar comunicaciones que no son realmente esenciales para su trabajo, con la consiguiente sensación de pérdida de tiempo y desmotivación.

Por ello, es importante acordar quién debe recibir qué tipo de mensaje y a través de qué canal. Recuerda que, si implantas aplicaciones para la coordinación del trabajo, reducirás considerablemente la sobrecarga de información (muchas veces traducida en demasiados mails diarios).

5. Apoya estrechamente a las personas que más lo necesitan

Es necesario que evalúes la habilidad de autogestión (organización, planificación, disciplina, constancia, gestión emocional …) de cada una de las personas de tu equipo y apoyes de una manera más individual a aquellas que más lo necesitan.

Existen muchas maneras de ayudar a mejorar la organización. Por ejemplo, puede ser útil que compartan contigo, y el resto del equipo, a través de alguna aplicación, sus tareas diarias. Una buena opción para ayudarles a ser constantes es que os envíen un e-mail al final del día detallando qué han hecho, los objetivos y/o tareas que se marcan para el día siguiente y las dificultades que anticipan. Este e-mail no les debe ocupar más de 5 minutos del final de su jornada.

6. Acuerda cómo hacer el seguimiento del trabajo

Una buena manera de mantener el foco y el ritmo de trabajo es haciendo seguimiento del trabajo realizado. Acuerda con tu equipo cómo vais a evaluar los resultados que se están consiguiendo. Una opción es consensuar con ellos indicadores de éxito que os muestren el nivel de avance en el desempeño de unas determinadas tareas o proyectos. Por ejemplo, si eres el responsable de un centro de atención al cliente, ¿cuántas reclamaciones se han contestado de manera satisfactoria?

7. Reconoce periódicamente los esfuerzos de tu equipo

El reconocimiento (la felicitación) individual y al equipo genera cohesión y compromiso, ingredientes básicos para poder estar enfocados en el trabajo. Reconoce periódicamente los esfuerzos que tu equipo está haciendo en este momento tan excepcional que estamos viviendo.

8. Empieza por ti: practica una buena autogestión

Y, finalmente, y no por eso menos importante, para poder gestionar a tu equipo, antes debes gestionarte a ti mismo. En palabras de Dee Hock, fundador de VISA International, “la responsabilidad más importante de cualquiera que intente dirigir lo que sea, es gestionarse a sí mismo como persona”. Si quieres conocer las pautas para conseguirlo, te invitamos a leer nuestro artículo: “Liderazgo en tiempos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz”. Actualmente, tu liderazgo para organizar y coordinar el equipo son clave para afrontar de manera ágil y flexible tanto el presente, como la vuelta a una nueva “normalidad”.

By Coaching 4 Results

Liderazgo en momentos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz

En la última semana todos nosotros nos hemos visto envueltos en una nueva realidad social, económica y laboral, todo está pasando tan rápido que aún nos resistimos a aceptar los grandes cambios que está suponiendo en nuestro entorno y en nosotros.

La necesidad actual ha hecho que nuestros equipos, y nosotros mismos, estemos haciendo una inmersión urgente y sin transición en el teletrabajo, algo que muchos anhelaban desde hace tiempo. Al hacerlo de forma masiva y precipitada hace que, como líderes, ahora virtuales, nos invadan algunas dudas y preocupaciones.

Esta nueva situación requiere que asumamos nuevos retos a la hora de gestionar a nuestros equipos, pero debemos antes gestionarnos a nosotros mismos. El autoliderazgo, nuestra propia autogestión, es, en palabras de Dee Hock, fundador de VISA International, “la responsabilidad más importante de cualquiera que intente dirigir lo que sea, es gestionarse a sí mismo como persona”.

¿Pero qué quiere decir autoliderazgo o gestionarse a uno mismo?

El autoliderazgo es sinónimo de autodisciplina, de autonomía, de cuidado personal, de renovación, de dominio propio, de automotivación, de autoconocimiento y de seguridad personal. Además, es importante no perder de vista que en todo momento estamos siendo modelo de comportamiento para nuestro equipo. Por ello, deberíamos tener claro cuál es nuestro propósito y nuestros objetivos.

Uno de los primeros pasos que debemos dar es tomar consciencia de que nosotros somos el medio de producción y que como cualquier otro medio de producción necesitamos unos cuidados de mantenimiento para poder alcanzar el pleno rendimiento.

Cuidados que se basan en tres sencillos principios:

  • Conseguir una vida equilibrada
  • Practicar la mejora continua
  • Practicar la renovación personal

Muchos de nosotros somos conscientes de esta necesidad y que en más de una ocasión nos hemos planteado realizar alguna actividad que revirtiera sobre nuestro propio cuidado, pero ¿cuántas otras veces la falta de tiempo, u otra excusa, nos ha hecho abandonar nuestro propósito? Seguramente más de las que querríamos.

El nuevo paradigma social y laboral que tenemos en estos momentos hace que nuestra gestión personal tome una gran relevancia y es posible que esta situación sea una buena oportunidad para profundizar en nuestro autoconocimiento y decidir en qué áreas queremos mejorar.

Todo esto necesita de un plan para poder introducir nuevas rutinas y cambiar algunos hábitos. Un plan equilibrado en cuatro áreas fundamentales: física, mental, socio-emocional y espiritual. Como las cuatro áreas están interrelacionadas, lo que hagas en un área, tendrá un impacto positivo sobre las demás.

Para ello, desde Coaching 4 Results, te ofrecemos algunas claves a seguir:

  1. Duerme lo necesario y come de forma equilibrada, respetando los tiempos para desayunar, comer y merendar, evitando levantarte a picar.
  2. Establece una rutina de ejercicio matinal. Es innegable que el ejercicio es beneficioso, tanto para la salud física como para la mental y emocional. Te ayuda a estar en forma y a reducir o prevenir el estrés.
  3. Crea un horario de trabajo que responda a tus necesidades y a las de tu equipo: sé flexible. Trabaja en bloques de tiempo con descansos planificados.
  4. Determina un espacio de trabajo confortable: mesa limpia y ordenada, bien aclimatada y con buena iluminación.
  5. Aprovecha la ocasión para formarte en temas que te puedan interesar. Estos días se están habilitando muchas plataformas on-line que ofrecen cursos muy interesantes. Invierte tiempo en lecturas de tu interés (artículos, libros, webs, blogs…).
  6. Planifícate. Ten en cuenta tus objetivos y planifica las grandes acciones. Dedica tiempo cada semana a revisar si las tareas que has planificado contribuyen a conseguir los objetivos que te has marcado y cada día antes de finalizar la jornada revisa las tareas del día siguiente.
  7. Acuérdate de llamar a amigos, familiares, compañeros de trabajo para saber cómo están. En estos momentos en los que la realidad virtual está asumiendo el protagonismo, cobra una gran importancia cuidar las relaciones personales, aunque sea en la distancia.
  8. Reúne a tu familia para comentar la situación, aclarar dudas, tranquilizar a los más pequeños y para acordar normas que faciliten el tiempo de trabajo/estudio que todos necesitáis. Podéis crear un código amable que sea entendible por todos los miembros de la familia, como por ejemplo, un semáforo que cuelgues de la habitación, para indicar si estáis disponibles.
  9. Mantén a raya la ansiedad. Utiliza la autoconciencia para pensar en el presente y en buscar soluciones para el aquí y el ahora.  Para esto te puede ayudar prestar atención a tu respiración e invertir unos minutos para respirar de forma consciente. Esto te ayudará a concentrarte y a eliminar ruido mental. “Si la respiración es agitada, la mente es agitada. Controlando la respiración logras alcanzarla quietud mental”, Hatha Yoga Pradipika. Puedes utilizar ejercicios de respiración y meditación como éste de Xuan Lan https://youtu.be/CHta3aZaaic Éste es un recurso que puedes utilizar en diferentes momentos del día para recuperar tu concentración y retomar el equilibrio emocional.
  10. Sé realista a la hora de asumir tus propios compromisos. El tiempo sigue siendo limitado y el entorno actual puede dificultar tu concentración. El hecho de no acabar lo que nos hemos propuesto, afecta nuestra autovaloración personal y mina nuestra autoestima. Analiza tus compromisos y replantea los objetivos en la medida de lo posible

Es cierto que a priori, pueden parecernos recomendaciones de sentido común, pero si no las abordamos de forma consciente pueden conducirnos a la improductividad y a la sensación de estar trabajando en el caos y la desorganización.

Éste es el primer y más esencial paso para poder autogestionarnos con éxito y mostrar tu mejor versión: productivo, satisfecho, seguro y positivo.

Sigue leyendo nuestra serie de artículos para momentos de incertidumbre: Comunicación en tiempos de cambio: ¿Cómo comunicar eficazmente con tu equipo virtual?

WordPress Image Lightbox
Liderazgo en momentos de incertidumbre: ¿Cómo coordinar virtualmente a tu equipo?
Liderazgo en momentos de incertidumbre: Autoliderazgo para una gestión eficaz